11 maggio 2018 agvs-upsa.ch – L’Assemblea generale di ESA è un appuntamento fisso per il ramo svizzero dei professionisti dell’auto. Matthias Krummen, direttore Management Services e Comunicazione di ESA, tiene le redini dei preparativi in corso da mesi. AUTOINSIDE ha parlato con lui di routine e insidie.

sco. Signor Krummen, l’ESA ha indetto un’Assemblea generale per il 16 maggio a Interlaken. Anche questa volta si attendono 1000 soci contitolari, clienti e ospiti. Organizzare l'evento è ogni volta un’impresa o è diventata ormai un’operazione di routine?
Matthias Krummen, direttore Management Services e Comunicazione: Entrambe le cose - ma è soprattutto una mole incredibile di lavoro. Per ESA l’Assemblea generale è l’evento più importante dell’anno, insieme al Salone dell’automobile. Si pensi solo alla parte statutaria: con questo atto formale i soci stabiliscono la distribuzione dell’utile, autorizzano gli interessi da pagare sul capitale sociale e nominano le autorità ESA. Per fortuna posso contare su un team organizzativo affiatato. E poi il Kursaal di Interlaken conosce ormai le nostre esigenze.
 
Avete calcolato quanti giorni uomo servono a ESA per preparare l’evento?
No, è un dato difficile da quantificare. Il team organizzativo si occupa sia dei preparativi per l’evento sia delle attività quotidiane ma non abbiamo mai contato le ore prestate da ogni membro. All’evento, poi, sono presenti circa 50 collaboratori. L’Assemblea è un’ottima occasione per incontrare clienti, curare contatti e trascorrere una bella serata insieme ai nostri colleghi ESA.
 
Quanto durano i preparativi per l’evento?
La pianificazione operativa comincia circa un anno prima. Prima di tutto va stabilita una data. E bisogna farlo tenendo conto degli altri appuntamenti del ramo e dei festivi. Poi vanno cercate e valutate le possibili location. In estate e in autunno segue la strutturazione dell’invito, dell’ordine del giorno, della documentazione e della procedura di iscrizione.
 
Interlaken sembra essere diventata una meta fissa. Perché proprio il Kursaal?
L’infrastruttura del Kursaal è perfetta per i nostri scopi: ci servono uno spazio per offrire un caffè di benvenuto a circa 700 persone, una sala per l’assemblea, una per l’aperitivo e per la cena per circa 1000 ospiti. Occorrono quindi tre locali diversi che soddisfino le nostre esigenze. E poi c’è l’ottima posizione geografica di Interlaken, che è comodamente raggiungibile dalla Romandia/regione di Berna, dalla Svizzera centrale e persino dalla zona di Zurigo/Svizzera orientale.
 
Ci sono insidie in agguato?
Certo che ce ne sono! Si pensi ad esempio alla tecnica, che deve funzionare in modo impeccabile. Un’altra impresa è superare la barriera linguistica garantendo un servizio di interpretariato simultaneo in tedesco e francese. Poi c’è l’offerta gastronomica, che deve essere ottima. E infine va tenuto conto della tempistica, che non va sottovalutata in presenza di così tanti ospiti. Dobbiamo servire un menu di tre portate a 1000 invitati e per le 21 tutti devono avere il tradizionale vacherin glacé e una tazza di caffè davanti a sé. Praticamente il programma è stabilito al minuto. C’è una bella differenza tra l’offrire una cena con tavoli apparecchiati e un servizio serio a 1000 persone e l’organizzare un pasto «al volo» in cui ognuno si serve da solo. ESA vuole viziare i suoi membri presenti all’Assemblea generale.
 
Parliamo di intrattenimento: l’anno scorso avete invitato Daniel Arnold, l’alpinista estremo, che ha tenuto una relazione mozzafiato. Quest’anno invece toccherà ai Bliss, un coro a cappella. Con quali criteri scegliete il programma di intrattenimento?
Il criterio è la varietà che vogliamo offrire ai nostri ospiti. E poi ci chiediamo: qual è l’umore del ramo? Cosa potrebbe ispirarlo? Abbiamo già avuto relazioni di Jean-Claude Biver, capo di Hublot, e di Lino Guzzella, professore all’ETH. Ma vogliamo anche un intrattenimento che faccia rilassare gli ospiti. È importante garantire un buon mix e variare il programma di anno in anno. Il consiglio di amministrazione e la direzione aziendale lo stabiliscono di comune accordo.
 
Quanto influisce il programma di intrattenimento sul numero dei partecipanti?
Tanto quanto le condizioni meteo. Poi può sempre esserci un colpo di fortuna, come quando abbiamo ingaggiato gli «Oesch’s die Dritten». Il gruppo aveva vinto un premio importante di musica pop dopo l’ingaggio e prima dell’AG.